Как выбрать конференц-зал для семинара

Семинар – это мероприятие, в ходе которого люди делятся опытом, результатами исследований, обсуждают полученные знания. Для проведения семинаров принято арендовать помещения. Сейчас масса заведений (гостиницы, торговые центры, бизнес-центры) сдают конференц-залы. Они специально обустроены для проведения мероприятий по типу лекций, симпозиумов, семинаров, коллоквиумов и конференций. Однако выбирать первый попавшийся зал не стоит, ведь далеко не все помещения соответствуют потребностям организаторов. Чтобы семинар прошел успешно, конференц-зал должен соответствовать ряду требований.

 

Обустройство и положение конференц-зала

Конференц-залы в Киеве располагаются преимущественно на верхних этажах помещений. Это правильно – дневной свет, меньше шумов с улицы, приятна атмосфера. Заказывать зал, который расположен в подвальном помещении, не лучшая идея. Здесь может быть сыро и прохладно, особенно зимой.

Если же цена за аренду и месторасположение привлекают, то стоит посмотреть, насколько зал соответствует простым требованиям.

Хорошее освещение

Дневной свет плюс. Если доступа нет, то лампы обязаны имитировать привычный глазу оттенок (не желтый, оранжевый или голубой, а светлый).

Наличие вытяжной системы

Лето или зима не важно, полагаться только на окна нельзя. В день семинара может разыграться буря или пойти снег, с открытым окном не посидишь. Вытяжка должна обеспечивать постоянный приток свежего воздуха и его циркуляцию без сквозняков. В душном помещении люди будут сосредоточены не на теме семинара, а на своем самочувствии.

Отсутствие шумов

Если в здании ремонт, окна выходят на оживленную автомагистраль или дом стоит рядом со стадионом, то о тихом семинаре можно забыть. Проверьте насколько комфортно пребывать в зале пару часов и возможно ли полностью погрузиться в размышления по теме.

 

Шторы или жалюзи

Это обязательный атрибут, если планируется устанавливать проектор и демонстрировать презентации или ролики. Яркий уличный свет будет мешать обзору, потребуется полностью погрузить помещение в темноту.

Наличие розеток и их безопасность

Звучит глупо, но так как это арендуемое помещение, где «постояльцы» сменяются ежедневно, проводка может быть плохой. Болтающиеся розетки, шнуры под ногами, мерцающие люстры могут в лучшем случае испортить семинар, а в худшем нанести вред здоровью посетителей при коротком замыкании.

Какие мелочи будут не лишними

Если конференц-зал удобен, безопасен и комфортен, то стоит позаботиться о его внутреннем содержимом. Можно принести самостоятельно или попросить арендаторов установить:

●       Стулья и столы по количеству человек. Люди не должны стоять, лучше пусть останется десяток мест.

●       Проектор, экран, ноутбук, микрофон, стойку и вспомогательную аппаратуру. Без этого провести семинар в XXI веке уже невозможно. Оборудование должно быть исправным.

●       Дополнительные шнуры питания, лампы и торшеры. Если мероприятие требует большей обстановки и техники, чем готов предложить зал, то нужно не полениться обеспечить их себе. Пожалев купить пару удлинителей, можно оказаться в глупом положении – с ноутбуком на полу в конце зала.

●       Украшение. Плакаты, стенды, шарики – все, что будет полезным посетителям и сделает место уютнее, пригодится.

●       Канцтовары в свободном доступе. Гости нередко просят ручку, блокнот, карандаш или папку для выступлений. Подобные мелочи забываются, а у вас они будут в наличии. Это сэкономит время на поиски и организационных моментов и заминок будет меньше.

●       Неограниченный доступ к беспроводной сети. Уберите пароль с вай-фая на время проведения мероприятия или развесьте его на стенах комнаты. Людям удобно, организаторам не накладно.

Выбирая конференц-зал, нужно смотреть, чтобы максимум из этого списка арендатор предоставлял бесплатно. Если сдаются только стены и пол, а все остальное требует усилий и затрат, то семинар будет дорогим и неудобным. Заплатив копейки за аренду, можно втридорога отдать за технику.

 

Внешняя инфраструктура

Конференц-зал должен быть удобен не только внутренне. Желательно, чтобы место находилось недалеко от остановок наземного и подземного транспорта. Чем ближе к центру, тем лучше. А вот крупных автомагистралей, где постоянные пробки лучше избегать. Пусть зал будет чуть дальше, зато добираться по времени меньше.

Если планируется собирать гостей из разных городов, то лучше арендовать помещение в гостинице или вблизи от нее. Так люди смогут принять душ и перекусить с дороги и тут же спуститься на семинар. Опять же не забывайте о цене. Вариант ЛЮКС для среднего класса будет не по карману, и людям придется ехать из более дешевой гостиницы в ту, что подороже.

 

Что понадобится гостям во время семинара

Удобство во время семинара должно быть во всем. Нельзя забывать о естественных потребностях людей. Стоит проверить:

●       Техническое состояние уборных. Кабинки закрываются, краны работают, есть туалетная бумага и мыло, полотенца или сушилка для рук.

●       На территории здания есть парковка. Хорошо, когда есть платный паркинг и рядом бесплатные места (во дворе или на дороге у обочины).

●       Место для проведения кофе-брейка. Во время семинара может потребоваться не один перерыв, и люди захотят попить кофе и перекусить. Чтобы им не пришлось уезжать из зала и искать кафе, организуйте все на месте. Зона кофе-брейка должна быть просторная, в наличии достаточное количество воды, кулеров, термопотов и кофемашин. Мягкие диванчики и столы обязательны. Обеспечьте людей минимальным провиантом – чай, кофе, печенье, бутерброды.

●       Наличие кондиционеров и дополнительных обогревателей. Если погода резко изменится в день мероприятия, то люди не должны пострадать. Ударил мороз, а центрального отопления еще нет, тогда должны поставить обогреватели. Летом от аномального потепления спасут кондиционеры.

Мелочей в организации семинара не бывает. Есть масса важных вещей, но первоочередная – выбор места. Поэтому ищите конференц-зал, который полностью удовлетворит эстетическим, техническим и финансовым потребностям.